Hedensted kommune står overfor et veiskille, en lokal samfunnsfloke. Det er langt færre unge mennesker til å ta vare på de eldre, krav til tjenesten blir større og mer komplekse, og budsjettene øker ikke. Løsningen er nye rutiner, nye måter å levere tjenester på og nye måter å produsere velferd på. Altså – det er behov for innovasjon!
Dette var situasjonen i Hedensted kommune i Danmark våren 2011, og spørsmålet var : “Hvor mye bør politikerne være involvert i prosessen med innovasjonsaktiviteter.” Politikerne var ikke i tvil – så mye som mulig!
Hypotesen var at jo mer radikal tilnærming på problemet, jo tettere må politikere være involvert. Politikere må være ‘spillerne’ i denne prosessen, de må bidra og tørre å stå for de radikale ideer som kan oppstå. Dette var tilbakemeldingen til ordfører Kirsten Terkilsen i 2011.
Derfor har strategien vært at få politikere med i de fleste av innovasjonsaktivitetene i Hedensted Kommune. Hele prosessen i forhold til det radikale innovasjonsarbeidet er aktiv politikerinvolvering.
“Hva om vi kunne få til ….. “
Hedenstad kommune definerte tre mål:
Den klassiske komitémodellen med sektoransvar ble avskaffet og erstattet av fire nye komiteer:
På ett område er imidlertid sektorinndelingen beholdt, nemlig i teknisk komité fordi det fortsatt er behov for et forum for mer detaljert behandling i prosjektering og miljø.
De 27 kommunestyremedlemmene vil nå bare møte i en enkelt komité.
«Men alle kommunestyremedlemmene har mulighet til å jobbe på andre måter enn i komitéen, som for eksempel i tematiske grupper om ulike emner. Tanken er at å sitte i to komiteer krever for mye tid. Med tilknytning kun til én har de muligheten til å jobbe bredere med forskjellige ting i andre fora» forklarer Kirsten Terkilsen , som sier at en del av betydningen av den nye strukturen er også å gjøre politikere bedre forberedt til å saksmengden de får fra administrasjonen»
Komiteene har samme møtedag, så det er mulighet til å møte hverandre og diskutere emner på tvers. Videre holdes det hver måned et felles dialogmøte hvor politikere og kommunale ledere tar tenkehetten på seg drøfter ideer og muligheter.
«Her har du flere muligheter til å sette dagsorden enn ved å få en agenda som er fylt med store, tekniske forklaringer som kan være vanskelig å forstå» sier ordføreren, som sier at samskaping med sivilsektoren også vil være en kjerneoppgave i fremtidens kommunale arbeid
«Samskaping med sivilsamfunnet er avgjørende for å kunne møte fremtidens utfordringer», sier hun.
«Vi har ikke brukt konsulenter i vårt innovasjonsprosjekt, men heller brukt våre innbyggere og borgere som vi leverer tjenestene til . Hvis vi ikke åpne døren til til nærsamfunnet og involverer det sivile samfunn, vil vi som kommune har vanskeligheter med å gi den nødvendige service», sier Kirsten Terkilsen.
Etter en prosess valgte bystyret fire fokusområder for radikal innovasjon, med utgangspunkt i kommunens kritiske utfordringer: Mennesker ( mangel på ansatte på grunn av lave fødselstall) Produkter (mer komplekse og økende krav) og penger (kostnadene bør ikke stige).
Fokusområdene er:
1. Alle barn er forskjellige
2 .Økt mobilitet
3. Vi flytter oss
4 .Sett de lokale områdene fri
Et spørsmål i fokusområde 1 var for eksempel : “Hva om vi oppnår at alle barn og unge bli vinnere i livet ?” I fokusområde 3 var spørsmålet, “Hva om god helseatferd ble etablert i barndommen og integrert gjennom hele livet ?”
Hvordan får vi til innovasjon?
Når fokusområdene var identifisert var det viktig å skape et “rom” i bystyret hvor visjoner, kreativitet og lek satte rammene for innovasjonsarbeidet og ikke tradisjonelle ideologiske skillelinjer.
Ordfører Kirsten Terkilsen:
«Arbeid med innovasjon er en åpen prosess der vi ikke vet svarene på forhånd. Hvis vi visste svarene kan vi endre ting umiddelbart. Men vi vet ikke svarene. Noen ganger må du kaste deg på dypt vann, og se om du kan nå bunnen. Det kan komme til å bety at vi gjør feil. Feil lærer vi av til vi finner den riktige løsningen. Vi skal prøve å skape rammene for tjenester og velferd som vi ikke kan sette ord på ennå. Vi er veldig klar over den angst det kan føre til både blant innbyggere og ansatte, men etter å ha opplevd bystyrets engasjement i går, er jeg sikker på at vi kan hjelpe hverandre til å sette en fast forpliktelse for fremtiden.»
Dette var den tilnærmingen til innovasjonsaktiviteter i Hedensted kommune i løpet av sommeren 2011. Deretter begynte selve arbeidet med fokusområdene. I dette arbeidet har politikerne en sentral rolle som deltakere i “forstyrrelsesgrupper” så vel som aktive deltakere i “pitstop” møter som er eid av bystyret .
Forstyrrelsesgrupper:
For hvert fokusområde ble det opprettet forstyrrelsegrupper, hvis primære oppgave var å kontrollere og påvirke arbeidet med fokusområdet.
Formålet med forstyrrelsesgruppene var:
Ordet “Forstyrrelsegrupper” signaliserer at det er noe mer enn tradisjonell prosjektstyring. En del av oppgaven er også å sikre prosjektet tilstrekkelig høyde og ambisjoner og gi «uforutsette» innspill. For hver gruppe er en koordinator sjef. Denne sjefen er fra et annet område enn fagområdet gruppen arbeider med, og sjefens jobb er å gi komme med de nysgjerrige spørsmålene.
I Forstyrrelsegrupper sitter sjefen for området, samt ledere og medarbeidere, men også politikere. Dette for å sikre forankring og involvering. Dette har ofte vært politikere som ikke er fagpolitikere på området. Det har bidratt til nysgjerrighet, åpenhet og oppfinnsomhet og sikret eierskap, samordning med andre tiltak i regionen, og bidratt til kunnskap og innsikt.
Gitt at det radikale innovasjonsarbeidet som skjer i regi av Forstyrrelsesgruppene, og siden gruppene har politisk representasjon, kan det være situasjoner der det ville være for vanskelig å delta som en politiker. For eksempel, hvis du vet at en utvikling i en gitt retning ikke er i tråd med din personlige eller partiets holdning, og derfor etter all sannsynlighet ikke være i stand til å godkjenne forslaget når det skal behandles av bystyret har en utviklet “politikerkort” som en politiker kan velge å bruke. Hvis en trekker “politikerkortet”, betyr det at en i neste bystyremøte opplyser om at deltakelse i det videre arbeidet i Forstyrrelsegruppen er problematisk. Dette er en helt legitim og udramatiske ting. Basert på dette kan bystyret diskutere sin holdning til gruppens arbeid, i mens vil arbeidet i gruppen fortsette. På den måten unngår en – på et for tidlig stadium – å stoppe arbeidet i gruppen mens det skapes rom for at en som politiker bringer personlige synspunkter og idelogi inn i kommunestyrets arbeid. I Hedensted har en ennå ikke opplevd at politikere har sett det nødvendig å trekke politikerkortet.
«Pit – stop» for bystyret
I forhold til innovasjonsaktiviteter har det vært to parallelle “systemer” i funksjon:
«Pit-stop» er utviklet som et viktig verktøy for å sikre forbindelsen mellom disse to “systemene”.
Innovasjonsarbeidet starter i Forstyrrelsesgruppene mens det er i regi av bystyret at endringene til slutt besluttes. For å få best mulig beslutning og dermed best mulig resultat, har det i utgangspunktet vært åpenhet og dialog om arbeidet til de fire Forstyrrelsesgruppene. Derfor blir det også holdt en halvtime Pitstop hver måned før eller umiddelbart etter bystyrets møter hvor det orienteres om arbeidet i gruppene, og hvor bystyret har hatt anledning til å stille spørsmål .
Læring
Dette viser at politikere kan delta i innovasjonsarbeid hvis en finner en god måte å gjøre det på. I Hedensted har inspirasjonen kommet fra en klar oppfatning i den politiske og administrative ledelsen i kommunen om viktigheten av åpenhet, dialog i forhold til hverandres arbeid og betydningen av “agendaer” i trekanten; politikere, medarbeidere og borgere.
Dette betyr at man vil bryte grensene for de enkelte gruppenes virkelighet, og ikke fokusere for mye på grenser eller smal kompetanse og rollefordelinger. I stedet er målet umiddelbarhet og åpenhet i forhold til hverandre, noe som betyr at det er rom for å arbeide sammen for å finne nye måter og nye måter å løse velferdsutfordringene.
I tillegg har Forstyrrelsesgruppene møters formater og rammer vært nyskapende. Møter er holdt på alternative steder i kommunen inkludert på toppen av en gammel mølle, i et museum og på en gård. Årsaken er at de eksisterende møterom kan godt bidra til sementering av de tradisjonelle rollene.
Prosessen med Forstyrrelsesgrupper var i oppstarten etablert i et relativt strukturert rammeverk, som var knyttet til at arbeidet med Forstyrrelsesgruppene ble koblet mot en «akademimodul» om innovasjon. Konkret betydde dette at Forstyrrelsesgruppene møttes over ca. 10 møtedager og jobbet med temaet, ble krydret med faglige bidrag i form av prosesstøtte, innovasjon, verktøy, etc. Gevinsten var at gruppene fikk erfaringer med prosjektsamarbeid, felles kunnskap og referanserammer for innovasjon. Det ble videre benyttet en konsulent gjennom prosessen som har fungert som støttespiller, sparringspartner og utfordret Forstyrrelsesgruppene i løpet av prosessen.
Metoden
Metoden som er brukt er Action Learning, der en har fokus på handling og læring som sammen med en dynamisk prosess og prosjektledelse skaper en effektiv basis for å få til synlige resultater raskt. Enkelt kan man si at en fokuserer på gjennomføring fra dag en. En har invitert politikerne som er involvert i prosessen på lik linje med de andre deltakerne i Forstyrrelsesgruppene og underveis fått erfaring og læring som er innarbeidet i den videre prosessen.
I tillegg har vi vært klar over grensene for Forstyrrelsesgruppene og hvordan en har vært i stand til å sikre at alle grupper arbeider sammen likeverdig – ansatte, ledere, politikere og interessenter. En brukte et «kick-off» møte til å drøfte hvordan alle ved inngangen til arbeidet skulle henge av seg sine «hatter» og kun fokusere på å skape radikal innovasjon.
Prosessen så langt
Forstyrrelsesgruppene har nå vært en realitet i 1,5 år. En vil fortsette denne måten å tenke aktivt politiker engasjement på i det videre arbeidet med innovasjon, og når vi igjen setter sammen nye Forstyrrelsesgrupper.
Gevinstrealisering
Den økonomiske resultatet av dette arbeidet har hittil vært bla.:
Konsolidering og formidling
Prosjektet er basert i Hedensted kommune. Opplevelsen av stor politisk oppmerksomhet til innovasjonsaktiviteter i Hedensted kommune har ment at innovasjon er satt på dagsorden i hele organisasjonen. Dette har resultert i en voksende kultur for innovasjon, som stadig gir innovative ideer til kommunen, til beste for innbyggere og ansatte i kommunen.